Kennisbank
Factuurverwerking automatiseren.
Factuurverwerking automatiseren betekent dat een inkoopfactuur die per mail binnenkomt, automatisch wordt uitgelezen, gecontroleerd tegen de bestelling en ingeboekt in uw boekhouding. Ongeacht de opmaak van de leverancier. Wat niet klopt, komt bij een mens.
Bijgewerkt op 3 september 2026
Het antwoord in het kort
Een inkoopfactuur handmatig verwerken kost 12 tot 15 euro, geautomatiseerd 2 tot 3 euro (benchmark van het onderzoeksbureau APQC). Software met kunstmatige intelligentie (AI) leest de factuur, haalt leverancier, bedragen, btw en factuurnummer eruit, controleert ze en boekt in. Kosten bij Ovolum: 4.000 tot 9.000 euro, klaar in drie tot vier weken. Het loont vanaf ongeveer tweehonderd facturen per maand.
Hoe het werkt
- Binnenkomen. De factuur komt binnen op een vast mailadres of via een upload.
- Uitlezen. De software leest de factuur, ook als het een scan of foto is, en haalt de gegevens eruit: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw, bankrekening.
- Controleren. Bestaat de leverancier al, klopt het btw-nummer, klopt het bedrag met de bestelling of het contract, is de bankrekening dezelfde als vorige keer.
- Inboeken. Klopt alles, dan gaat de factuur met de juiste grootboekrekening en kostenplaats de boekhouding in. Klopt iets niet, dan ziet een medewerker de factuur met de gevonden gegevens en een melding wat er afwijkt.
Wat het oplevert
Bij tweehonderd facturen per maand scheelt automatisering ruim 2.000 euro per maand aan verwerkingskosten. Daar komt bij: geen achterstand bij vakantie of ziekte, facturen op tijd betaald (dus geen aanmaningen en wel betalingskorting), en een controle die elke keer hetzelfde is. De controle op een gewijzigde bankrekening vangt bovendien de meest voorkomende vorm van factuurfraude af.
Wat het kost
Factuurverwerking automatiseren kost bij Ovolum 4.000 tot 9.000 euro, inclusief koppeling met uw boekhoudpakket (Exact, AFAS, Moneybird, e-Boekhouden, Twinfield) en drie tot vier weken meelopen naast uw administratie. Daarna 15 tot 80 euro per maand voor hosting en modelgebruik. Geen kosten per factuur.
Bekijk de volledige prijsuitleg →Kant-en-klare software of maatwerk?
Er zijn goede kant-en-klare scanpakketten voor facturen. Die werken prima als uw proces standaard is en u genoegen neemt met een abonnement per factuur. Maatwerk loont zodra u eigen controles wilt (tegen bestellingen, contracten of projecten), zodra de factuur ook iets moet doen buiten de boekhouding (een dossier bijwerken, een klant berichten), of zodra u niet wilt dat uw facturen via de servers van een leverancier lopen.
Veelgestelde vragen
Werkt het met scans en foto’s?
Ja. De software zet scans en foto’s eerst om in tekst (tekstherkenning, OCR) en leest daarna de gegevens eruit. Bij slechte scans daalt de nauwkeurigheid; die facturen komen dan bij een mens.
Hoeveel facturen moet ik hebben?
Vanaf ongeveer tweehonderd per maand is de rekensom ruim positief. Bij minder rekenen wij het eerlijk voor u door.
Verder lezen
Vrijblijvend advies
Zal Ovolum vrijblijvend even meekijken met uw website?
Stel uw vraag — u ontvangt binnen één werkdag een persoonlijk, schriftelijk antwoord. Kosteloos en met volle aandacht.