Procesautomatisering
Wat elke week terugkomt, hoeft niemand meer te doen.
Procesautomatisering betekent dat een terugkerende reeks handelingen door software wordt gedaan in plaats van door een medewerker. Aanvraag binnen, gegevens gecontroleerd, dossier aangemaakt, klant bericht gestuurd. Zonder dat iemand kopieert en plakt. Ovolum bouwt dat in eigen code, op uw eigen hosting, zonder abonnement.
Het antwoord in het kort
Bedrijfsprocessen automatiseren loont zodra een proces twee tot vier uur handwerk per week kost. Ovolum bouwt de automatisering in eigen code op uw hosting: geen maandabonnement op Zapier, Make of n8n, geen gegevens bij derden. Een eerste proces kost 2.500 tot 9.000 euro en staat in twee tot vier weken. Waar de invoer rommelig is (mails, pdf-bestanden, formulieren in eigen woorden) voegen wij kunstmatige intelligentie toe.
Waar het meestal begint
- Aanvragen en leads. Elke aanvraag komt automatisch in het dossier, met de juiste vervolgstap en een bevestiging naar de klant.
- Onboarding van klanten. Een intakeformulier dat een compleet dossier oplevert, inclusief de documenten die de klant moet aanleveren.
- Facturatie en herinneringen. Uit de boekhouding, op tijd, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
- Rapportages. Cijfers uit meerdere bronnen, elke maandag klaar in uw mailbox of dashboard.
- Planning en bevestigingen. Afspraken, boekingen en wijzigingen die vanzelf in de agenda en bij de klant landen.
Vaste regels of kunstmatige intelligentie?
Veel processen hebben geen AI nodig. Een factuur die op de eerste van de maand moet worden gestuurd, is een vaste regel. Dat bouwen wij zonder AI: goedkoper, sneller en volledig voorspelbaar.
AI komt erbij zodra de invoer niet netjes is. Een mail in eigen woorden, een pdf-bestand van een leverancier, een formulier dat half is ingevuld. Dan moet de software eerst begrijpen wat er staat. Op onze pagina over AI-automatisering leest u hoe dat werkt. In de praktijk is een goede automatisering een mix: vaste regels waar het kan, AI waar het moet.
Wat het oplevert
Minder fouten, omdat niemand meer overtypt. Snellere doorlooptijd, omdat het werk niet wacht tot iemand tijd heeft. En medewerkers die tijd overhouden voor werk dat aandacht vraagt.
Een rekenvoorbeeld uit een benchmark van APQC, een Amerikaans onderzoeksbureau voor bedrijfsprocessen: een factuur handmatig verwerken kost 12 tot 15 euro, geautomatiseerd 2 tot 3 euro. Bij honderd facturen per maand is dat ruim duizend euro per maand. Wij maken zo’n som vooraf voor uw eigen proces, in uw eigen uren en euro’s.
Wat het kost
| Wat | Prijs | Doorlooptijd |
|---|---|---|
| Eén proces automatiseren (vaste regels) | 2.500 tot 6.000 euro | 2 tot 3 weken |
| Eén proces met AI (rommelige invoer) | 4.000 tot 9.000 euro | 3 tot 4 weken |
| Meerdere processen plus koppelingen | 15.000 tot 40.000 euro | 2 tot 4 maanden |
| Hosting | 15 tot 80 euro per maand | doorlopend |
Geen abonnement op een koppelplatform. Wilt u weten waarom dat uitmaakt: bij een tussenplatform betaalt u per handeling, en dat bedrag groeit mee zodra het goed gaat lopen. Bekijk de volledige prijsuitleg →
Een voorbeeld: van aanvraag tot dossier bij Holdwise
Holdwise helpt ondernemers uit het buitenland met een Nederlands bedrijf. Elke aanvraag vroeg vroeger een uur uitzoekwerk: welke documenten zijn nodig, moet er een apostille op, is een vertaling nodig. Wij bouwden een formulier dat dat voor 243 landen automatisch uitrekent. De klant vult zes vragen in, krijgt per mail de lijst met documenten, en de adviseur krijgt een dossier dat al is aangemaakt. Bekijk het project →
Veelgestelde vragen
Welk proces moet ik als eerste automatiseren?
Het proces dat het vaakst voorkomt en het makkelijkst te controleren is. Meestal is dat aanvragen verwerken, facturen versturen of rapportages maken. Klein beginnen, snel resultaat, daarna het volgende.
Werkt dit met mijn boekhoudpakket?
Vrijwel altijd. Exact, AFAS, Moneybird, e-Boekhouden, Twinfield en de meeste andere pakketten hebben een koppelmogelijkheid. Op de pagina over systeemkoppelingen leest u hoe dat werkt.
Waarom geen Zapier of Make?
Die tools zijn prima om iets uit te proberen. Maar u betaalt elke maand, per handeling, en uw gegevens lopen via hun servers. Bij eigen code betaalt u één keer en blijft alles bij u.
Hoe lang duurt het?
Een eerste proces staat in twee tot vier weken. Wij laten tussendoor werkende versies zien, geen presentaties.
Verder lezen
Vrijblijvend advies
Zal Ovolum vrijblijvend even meekijken met uw website?
Stel uw vraag — u ontvangt binnen één werkdag een persoonlijk, schriftelijk antwoord. Kosteloos en met volle aandacht.